Niniejsza polityka prywatności ma na celu poinformowanie Państwa o krokach, jakie podejmujemy w celu ochrony Państwa danych osobowych, a także wszelkich informacji, do których mogą Państwo udzielić nam dostępu w trakcie korzystania ze świadczonych przez nas usług.

Poniższy dokumenty stanowi zwięzłą informację o rodzajach przetwarzanych przez nas danych, celach, czasie i zakresie takiego przetwarzania oraz jego podstawie prawnej. Dokument zawiera również informacje o przysługujących Państwu prawach, a także informacje o sposobach kontaktu z nami w przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących takiego przetwarzania.

Niniejsza polityka prywatności określa, w jaki sposób przetwarzamy informacje, które gromadzimy w związku z działaniem portalu https://biurowirtualne.com.pl/ (zwanej dalej „Serwisem”), a także wyjaśnia powody, dla których musimy gromadzić pewne dane o użytkowniku, a także przedstawia procedury, które stosujemy podczas przetwarzania tych danych. W związku z tym prosimy o zapoznanie się z niniejszą Polityką Prywatności przed rozpoczęciem korzystania z Serwisu.

Administrator

Administratorem Państwa danych osobowych jest KSB Projekt spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie /adres: ul. Gdańska 49a, 01-633 Warszawa/ wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie pod numerem KRS 0000436504, posiadająca NIP 5252539528 oraz REGON 146346478 oraz kapitał zakładowy w wysokości 5 000,00 zł (zwany dalej „Administratorem”).

Dane osobowe zbierane w trakcie świadczenia usług przez Administratora będą przetwarzane zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanego dalej „RODO„) oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

Przetwarzanie danych w związku z korzystaniem z serwisu

Administrator musi przetwarzać określone rodzaje danych osobowych w celu ułatwienia użytkownikowi dostępu do treści, które są dostępne w Serwisie. Chcemy mieć pewność, że użytkownikom prezentowane są najbardziej odpowiednie treści, co z kolei wymaga przetwarzania pewnych danych o użytkownikach, takich jak kraj, z którego użytkownik łączy się ze stroną internetową, lub ustawienia językowe przeglądarki, z której korzysta. 

Podczas odwiedzania Serwisu Administrator gromadzi następujące dane: adres i nazwę stron internetowych i plików, do których uzyskano dostęp, adres IP użytkownika, datę i godzinę logowania, informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym, kraj, z którego nastąpiło logowanie, ilość przesłanych danych.

Podstawą prawną przetwarzania tych danych osobowych jest nasz prawnie uzasadniony interes, tj. art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

Pliki cookie

Ponadto korzystamy z tzw. plików cookie, czyli plików tekstowych, które są przechowywane na komputerze użytkownika przez przeglądarkę i zawierają informacje o tym użytkowniku w trakcie lub po jego wizycie na stronie internetowej, które mogą być przez nas przetwarzane.

• Własne pliki cookie są ustawiane przez nas.

• Pliki cookie stron trzecich są wykorzystywane głównie przez reklamodawców (tzw. strony trzecie) do przetwarzania informacji o użytkownikach.

• Tymczasowe pliki cookie (również: sesyjne pliki cookie) są usuwane najpóźniej po opuszczeniu strony internetowej przez użytkownika i zamknięciu przeglądarki.

• Stałe pliki cookie są przechowywane na komputerze użytkownika nawet po zamknięciu przeglądarki. Pozwala to na przykład na zapisanie statusu logowania lub ponowne wyświetlenie preferowanych przez użytkownika treści bezpośrednio po późniejszej wizycie użytkownika na stronie internetowej. Zainteresowania użytkownika wykorzystywane do pomiaru oglądalności lub do celów marketingowych mogą być również przechowywane w takim pliku cookie.

• Niezbędne pliki cookie są absolutnie konieczne do działania strony internetowej ze względów bezpieczeństwa.

W zależności od rodzaju plików cookie wykorzystujemy je do przetwarzania Państwa danych osobowych na podstawie wcześniej wyrażonej zgody zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, na podstawie naszych uzasadnionych interesów zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (np. w celu wsparcia działania naszej strony internetowej i jej ulepszania), lub dlatego, że korzystanie z plików cookie jest niezbędne do wypełnienia naszych zobowiązań umownych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.

Zanim przetworzymy Twoje dane lub zlecimy ich przetwarzanie w kontekście korzystania z plików cookie, po wejściu na stronę poinformujemy Cię o tym, jakich plików cookie używamy i poprosimy Cię o zgodę, która może zostać odwołana w dowolnym momencie (narzędzie lub baner zgody na pliki cookie). Przed wyrażeniem zgody mogą być używane tylko te pliki cookie, które są absolutnie niezbędne do działania naszej strony internetowej.

Oprócz możliwości wycofania zgody w dowolnym momencie, mogą Państwo również przeglądać naszą stronę internetową bez plików cookie. Należy pamiętać, że przeglądarki internetowe są regularnie ustawione na akceptowanie plików cookie. Użytkownik może w każdej chwili wyłączyć korzystanie z plików cookie za pomocą ustawień przeglądarki. Skorzystaj z funkcji pomocy przeglądarki internetowej, aby dowiedzieć się, w jaki sposób możesz zmienić te ustawienia.

Przetwarzanie danych w związku z korzystaniem z Serwisu

Podczas korzystania z Serwisu zbierane są pewne rodzaje danych, takie jak: adres IP, przeglądarka, z której Pan/Pani korzysta, nazwa domeny i inne dane związane z funkcjonowaniem strony internetowej. Wówczas podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

Przetwarzanie danych, gdy chcesz się z nami skontaktować 

Gdy kontaktujesz się z nami, np. za pośrednictwem poczty elektronicznej, gromadzimy wszelkie dane, które nam przekazujesz, takie jak numer telefonu, adres e-mail, imię i nazwisko, adres korespondencyjny. Zebrane dane będą wykorzystywane w celu skontaktowania się z Tobą i obsługi Twojego zapytania lub w celu przedstawienia Ci naszej oferty, zgodnie z rodzajem zapytania i prawnymi zasadami przetwarzania danych.

W zależności od sytuacji możemy przetwarzać Twoje dane osobowe na kilka sposobów: na podstawie Twojej zgody, w celu wykonania zawartej z Tobą umowy, w ramach naszego prawnie uzasadnionego interesu lub w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze. Podstawą przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest odpowiednio: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, art. 6 ust. 1 lit. a) RODO lub art. 6 §1 lit. c) RODO.

Przetwarzanie danych, gdy kontaktujemy się z Państwem

Chcemy pozostać z naszymi klientami w stałym kontakcie, aby informować ich o istotnych wiadomościach. W związku z tym możemy przetwarzać Państwa imię i nazwisko, adres e-mail oraz inne dane kontaktowe. Podstawą takiego przetwarzania jest nasz uzasadniony interes zgodnie z art. 6 §1 ust. 1 lit. f) RODO.

Odbiorcy danych osobowych 

Dostęp do Państwa danych osobowych mogą uzyskać nasi pracownicy, którzy utrzymują naszą stronę internetową. W tym celu Administrator stosuje silne techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa w celu ochrony danych osobowych użytkownika przed nieuprawnionym ujawnieniem osobom trzecim oraz zapewnienia, że tylko odpowiednie osoby, które działają zgodnie ze swoim zakresem obowiązków i mają żywotny interes w dostępie do jakichkolwiek danych osobowych, mają dostęp do danych, do których mają wystarczające uprawnienia.

Pani/Pana dane mogą być również kierowane do zewnętrznych usługodawców w takich obszarach jak: 

• podmioty księgowe; 

• banki; 

• dostawcy usług poczty elektronicznej, pamięci masowej na serwerze lub innych usług utrzymania IT;

• dostawców usług płatniczych;

• organy podatkowe;

• organy sądowe.

W przypadku, gdy dojdzie do przekazania lub ujawnienia Państwa danych takim osobom trzecim, zapewnimy, że odbędzie się to wyłącznie w określonym celu i z odpowiednio wybranymi partnerami (podmiotami przetwarzającymi), z którymi Administrator zawrze odpowiednie umowy lub porozumienia, które służą ochronie Państwa danych zgodnie z art. 28 RODO.

Prawa przysługujące obywatelom Unii Europejskiej 

Jeżeli jest Pan/Pani obywatelem Unii Europejskiej, przysługują Panu/Pani następujące prawa związane z danymi osobowymi:

1. cofnięcia udzielonej zgody (art. 7 ust. 3. RODO);
   W każdym przypadku, gdy przetwarzanie danych odbywa się na podstawie Państwa zgody, mają Państwo prawo do cofnięcia tej zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed doręczeniem Administratorowi odwołania.
   W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest zgoda, dane będą przetwarzane do czasu wycofania zgody. Mają Państwo również prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, przy czym wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem. 
   Jeśli chcą Państwo skorzystać z tego prawa, prosimy o kontakt z nami za pośrednictwem poczty elektronicznej, poprzez wiadomość na adres e-mail kontakt@biurowirtualne.com.pl.
2. dostępu do treści swoich danych (art. 15. RODO);
   w każdej chwili możesz zwrócić się do Administratora z prośbą o pokazanie Ci wszystkich danych, które przetwarza na Twój temat.
3. żądania sprostowania swoich danych osobowych (art. 16. RODO);
   w każdej chwili możesz zwrócić się do Administratora o zmianę wszelkich danych przetwarzanych na Twój temat.
4. prawo do usunięcia swoich danych osobowych (art. 17. RODO);
   w każdej chwili może Pani/Pan zwrócić się do Administratora z prośbą o usunięcie Pani/Pana danych, przy czym pozostanie to bezskuteczne w odniesieniu do wszelkich danych, które musi on dalej przetwarzać ze względu na powszechnie obowiązujące przepisy prawa (np. danych zawartych w dokumentacji księgowej).
5. Ograniczenie przetwarzania (art. 18. RODO);
   w każdej chwili może Pani/Pan zwrócić się do Administratora z żądaniem ograniczenia zakresu, w jakim przetwarzane są Pani/Pana dane, przy czym pozostanie to bezskuteczne w odniesieniu do wszelkich danych, które musi on nadal przetwarzać ze względu na powszechnie obowiązujące przepisy prawa (np. danych zawartych w dokumentacji księgowej).
6. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21. RODO);
   w dowolnym momencie mają Państwo prawo, z przyczyn wynikających z Państwa szczególnej sytuacji, wnieść sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących Pana/Pani danych osobowych, które odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e) lub f) RODO; Dotyczy to również profilowania na podstawie tych przepisów.

W przypadku, gdy dotyczące Państwa dane osobowe są przetwarzane do celów marketingu bezpośredniego, mają Państwo prawo w dowolnym momencie sprzeciwić się przetwarzaniu dotyczących Państwa danych osobowych do celów takiej reklamy; dotyczy to również profilowania w zakresie, w jakim jest ono związane z taką reklamą bezpośrednią.

Ochrona danych osobowych

Administrator na bieżąco przeprowadza analizę ryzyka w celu zapewnienia, że przetwarza dane osobowe w sposób bezpieczny, dbając przede wszystkim o to, aby dostęp do danych miały wyłącznie osoby upoważnione i tylko w zakresie niezbędnym do realizacji ich zadań. Dbamy o to, aby wszystkie operacje na danych osobowych były rejestrowane i wykonywane wyłącznie przez upoważnionych pracowników i współpracowników. Administrator podejmuje wszelkie niezbędne działania, aby również jego podwykonawcy oraz inne podmioty współpracujące dawały gwarancje stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają dane osobowe w naszym imieniu, w tym w szczególności zawierały z nimi umowy zgodnie z art. 28 RODO oraz przeprowadzały audyt takich podmiotów pod kątem przestrzegania przez nie RODO, a w szczególności wymogów bezpieczeństwa określonych w art. 32.

Państwa dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu, w tym profilowaniu zautomatyzowanemu.

Czas przetwarzania danych osobowych

• W przypadku, gdy przetwarzanie odbywa się w celu zawarcia lub wykonania zawartej umowy – po wygaśnięciu lub rozwiązaniu tej umowy;

• W przypadku, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie Twojej zgody – po wycofaniu przez Ciebie zgody;

• W przypadku, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora – gdy cel przetwarzania Pani/Pana danych osobowych przestał istnieć.

Niezależnie od powyższego, należy pamiętać, że dokładny okres przechowywania Państwa danych może zależeć od czynników pozostających poza kontrolą Państwa lub Administratorów oraz może zależeć od kategorii danych osobowych i celów przetwarzania, np.:

• Księgowość i rachunkowość: W niektórych przypadkach jesteśmy prawnie zobowiązani do przechowywania danych osobowych przez określony czas, np. w przypadku faktur lub szczegółów płatności, przez okres do 5 lat w tych celach;

• Ochrona naszych uzasadnionych interesów: Możemy wymagać przechowywania danych osobowych w celu ochrony naszego własnego uzasadnionego interesu, np. danych zgłoszeń do pomocy technicznej lub danych CRM przez okres do 3 lat (czas trwania ustawowego okresu przedawnienia).

Po upływie tego okresu i nie ma żadnego celu, który może zostać osiągnięty przez przetwarzanie danych osobowych, usuniemy je lub zanonimizujemy zgodnie z ustawowymi obowiązkami w zakresie ochrony danych.

Ujawnianie informacji zgodnie z prawem

Wszelkie informacje, które gromadzimy, wykorzystujemy lub otrzymujemy, zostaną ujawnione, jeśli będzie to wymagane przez prawo lub upoważniony organ publiczny, na przykład w celu zastosowania się do wezwania sądowego lub podobnego procesu prawnego, a także gdy w dobrej wierze uznamy, że ujawnienie jest konieczne w celu ochrony naszych praw, bezpieczeństwa użytkownika lub innych osób lub w celu wykrycia oszustwa.

Informacje kontaktowe

Jeśli chcesz skontaktować się z Administratorem w celu uzyskania dodatkowych informacji na temat niniejszej Polityki prywatności lub w jakiejkolwiek sprawie związanej z Twoimi prawami i danymi osobowymi, możesz wysłać wiadomość e-mail na adres: kontakt@biurowirtualne.com.pl.

Zmiany w polityce prywatności

Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana. Aktualna wersja Polityki została przyjęta i obowiązuje od dnia 15 stycznia 2025 roku.