Zakładanie własnego biznesu od A do Z

A jak AMBICJE

Decydując się na założenie firmy musisz jasno zdefiniować swoje ambicje. Twój biznesowy cel nie powinien być podyktowany wyłącznie chęcią zysku – sukces najłatwiej budować w połączeniu z wysokimi umiejętnościami, talentami, wieloletnim doświadczeniem i pasją! Zanim zaczniesz snuć plany na przyszłość, zastanów się nad teraźniejszością. Czy posiadasz dostateczną wiedzę o branży, której częścią zamierzasz się stać? Czy uzyskałeś stosowne wykształcenie lub uprawnienia zawodowe? Jak dobrze znasz krajowy rynek i zasady prawne prowadzenia działalności gospodarczej? Nim przystąpisz do działania, postaw na edukację, by ambicje nie przysłoniły Ci zdrowego rozsądku.

B jak BIZNESPLAN

Skonstruowanie szczegółowego biznesplanu nie jest warunkiem koniecznym do rejestracji firmy. Stanowi za to podstawowy dokument oceniający rentowność Twojego pomysłu na biznes, gdy ubiegasz się o dotacje. Dotacji na otwarcie własnego biznesu udziela Państwo Polskie w oparciu o fundusze Unii Europejskiej. Warto z nich skorzystać, zwłaszcza jeśli zakup przedmiotów niezbędnych do pracy (np. komputer, profesjonalne narzędzia), zawodowe szkolenia, staże czy studia podyplomowe wymagają dużego nakładu finansowego. Jeżeli jesteś osobą niezatrudnioną, która nie ukończyła jeszcze 30 roku życia, możesz otrzymać jednorazowe wsparcie w wysokości ok. 20 tys. zł. Stawki te zwykle różnią się w zależności od województwa. Bezrobotni po 30 r.ż. mogą również ubiegać się o dofinansowanie na założenie działalności gospodarczej, ale w tym przypadku wymagane jest wskazanie, iż sytuacja wnioskodawcy na rynku pracy jest trudna ze względu na wiek, niepełnosprawność lub niedostateczne wykształcenie. Wniosek o dofinansowanie składa się w lokalnym Urzędzie Pracy.

C jak CEIDG

Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG) to elektroniczny rejestr przedsiębiorców, który znacznie ułatwia zakładanie firmy krok po kroku. Wszytko, co musisz zrobić, to odwiedzić stronę https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/ i wypełnić znajdujący się tam formularz CEIDG-1.

We wniosku należy zamieścić następujące informacje:
– dane osobowe (w tym pełen adres zameldowania i korespondencji),
– nazwa firmy (pełna i skrócona),
– adres firmy (w tym adres elektroniczny dla systemu e-PUAP i systemów podatkowych),
– telefon firmowy, faks, witryna www i dedykowany adres e-mail firmy,
– przeważający rodzaj działalności gospodarczej, czyli kod Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD)
– pozostałe rodzaje działalności gospodarczej (pamiętaj, że nie istnieje limit ilości podawanych kodów PKD!),
– dane do kontaktu (ich podanie jest dobrowolne – zgoda na publikację danych w bazie CEIDG często skutkuje licznymi telefonami od agentów ubezpieczeniowych, bankowych, firm telekomunikacyjnych),
– główne miejsce wykonywania pracy (biuro lub dom) oraz poboczne miejsca działalności (sklepy, punkty usługowe)
– ubezpieczyciel ZUS lub KRUS (w przypadku opłacania składek ZUS załącza się dodatkowe dokumenty: ZZA – dla przedsiębiorcy, który dodatkowo pracuje na etacie, skutkuje opłacaniem jedynie składki zdrowotnej, ZUA – dla przedsiębiorcy, który dodatkowo nie pracuje na etacie, skutkuje płatnością wszystkich składek, ZCNA – w celu zgłoszenia członków rodziny osoby ubezpieczonej)
– dane Urzędu Skarbowego
– forma opodatkowania (na zasadach ogólnych 18% i 32%, podatek liniowy 19%, karta podatkowa, ryczałt ewidencjonowany) biznes.gov.pl
– forma wpłaty zaliczki podatku dochodowego (zwykle wybiera się opcję miesięczną)
– rodzaj prowadzonej dokumentacji rachunkowej (w tej rubryce wybiera się również, czy księgowością firmy zajmie się zewnętrzny podmiot, czy sam przedsiębiorca na podstawie księgowości online)
– adres przechowywania dokumentacji księgowej
– pełnomocnictwo
– informacje o małżeńskiej wspólnocie majątkowej
– numer rachunku bankowego

Gotowy wniosek należy zaopatrzyć podpisem elektronicznym lub wydrukować, podpisać i zanieść do najbliższego Urzędu Gminy. Formularz CEIDG-1 można również wypełnić w papierowej formie, na miejscu.

D jak DOMENA

Jeżeli zakładasz sklep internetowy lub zamierzasz sprzedawać swoje usługi online, posiadanie własnej witryny www jest oczywistą koniecznością. Nie oznacza to jednak, że w pozostałych przypadkach można pominąć prowadzenie internetowych profili firm, bowiem stanowią one bazę informacji o Twojej działalności gospodarczej w sieci i doskonały nośnik reklamy! Jeżeli nie potrafisz samodzielnie skonstruować strony, skorzystaj z ofert profesjonalistów.

E jak E-MAIL

Poczta internetowa to absolutny “must-have” dla każdego przedsiębiorcy. Za pomocą e-maila klienci często kontaktują się z przedsiębiorą, ale służy on także do prowadzenia urzędowej korespondencji i błyskawicznej wymiany danych z księgowością. Konto pocztowe można założyć korzystając z usług darmowych portali lub płatnych firm hostingowych. Opcja druga gwarantuje dodatkowo miejsce na serwerze dla Twojej strony internetowej i wybór oryginalnego adresu mailowego dla Ciebie i Twoich pracowników, np. imię.nazwisko@nazwafirmy.pl – wygląda to bardzo profesjonalnie!

F jak FINANSE

Założenie firmy jest zupełnie darmowe! Pamiętaj o tym! Nie daj się naciągaczom, którzy korzystając z danych publikowanych w CEIDG często wysyłają do młodych przedsiębiorców pisma z nakazem zapłaty za rejestrację. Taką korespondencję należy po prostu zignorować.

G jak GIODO

Jeżeli Twoja działalność wiąże się z koniecznością zbierania danych osobowych (np. rejestracja klientów sklepu internetowego), musisz uzyskać zgodę Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Zgłoszenie zbioru danych osobowych do rejestracji GIODO można przeprowadzić z pomocą platformy ePUAP, ePK i eGIODO na drodze elektronicznej – Elektroniczna Skrzynka Podawcza.

H jak HEADHUNTING

Zatrudnianie pracowników wymaga czasu i poświęcenia. Zamiast zamieszczać oferty i przeglądać kolejne CV możesz skorzystać z profesjonalnych firm HR-owych (Human Resources), które zajmą się za Ciebie poszukiwaniem idealnych kandydatów na oferowane stanowiska. Oczywiście za odpowiednią opłatą.

I jak IDENTYFIKACJA

Większość firm posiada własne logo, którym może oznaczać swoje ulotki produktowe, witryny internetowe, wizytówki, metki, a nawet długopisy i notesy, wręczane klientom w formie reklamy. Budowanie unikatowego wizerunku-symbolu znacznie wspomaga rozpoznawalność firmy wśród klientów. Identyfikacja graficzna pomaga zatem w reklamie i utrwala pozycję Twojej marki na rynku. Kreatywne logo nie powinno być zbyt skomplikowane lub kopiować pomysłów innych marek. Najlepiej będzie, gdy jego stylistyka zostanie dopasowana do rodzaju wykonywanej działalności gospodarczej. Jeśli nie potrafisz wykonać grafiki samodzielnie, skorzystaj z usług profesjonalistów.

J jak JASNE ZASADY

Przygotowując się do założenia firmy upewnij się, że wszystkie zasady formalne są dla Ciebie jasne – znasz poszczególne rodzaje rozliczeń z urzędem skarbowym, potrafisz znaleźć najkorzystniejszą opcję prowadzenia księgowości, rozumiesz formy ubezpieczeń ZUS i KRUS, panujesz nad terminami składania wniosków i wnoszenia opłat podatkowych. Jeżeli zakładasz firmę po raz pierwszy, możesz pogubić się w gąszczu informacji, zwłaszcza jeśli nie posiadasz wykształcenia ekonomicznego. Poświęć dostatecznie dużo czasu na wyszukiwanie informacji w internecie lub zaczerpnij wiedzę z fachowych źródeł, np. u sprawdzonego doradcy. Dobre przygotowanie oszczędzi Ci późniejszego stresu i potencjalnych komplikacji.

K jak KONTO BANKOWE

Do prowadzenia firmy wymagane jest posiadanie konta w banku. Najlepiej jeśli będzie to osobne, dodatkowe konto, inne od prywatnego, służące wyłącznie do firmowych operacji finansowych. Większość banków przygotowuje również specjalne oferty dla przedsiębiorców, z którymi warto się zapoznać, odwiedzając osobiście wybrane przez siebie instytucje.

L jak LOKALIZACJA

Im bardziej znana lokalizacja, tym większy prestiż firmy. Jeśli jednak nie masz potrzeby wynajmowania drogiej powierzchni biurowej, bo pracujesz samodzielnie z domu, możesz wykupić usługi Biura Wirtualnego. Po wniesieniu niewielkiej opłaty co miesiąc otrzymujesz możliwość zarejestrowania swojej działalności gospodarczej pod znanym adresem, posiadania dedykowanej skrzynki pocztowej i profesjonalnej obsługi korespondencyjnej! To naprawdę opłacalne, zwłaszcza dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.

M jak MAKSIMUM WIEDZY

Nie wahaj się uczestniczyć w kursach i meet-up’ach organizowanych przez osoby działające w branży, w której chcesz zaistnieć. Doświadczenie innych osób pomoże Ci zmierzyć się z pierwszymi problemami, jakie czekają na Ciebie i ułatwi zbudowanie własnego schematu działania. Zdobywanie wiedzy jest podstawą, na której powinieneś skupić się w pierwszej kolejności. Ogrom informacji czeka na Ciebie w internecie i fachowej literaturze, jednak najwięcej zyskasz stając twarzą twarz z osobami, które własną działalność gospodarczą prowadzą z powodzeniem już od wielu lat.

N jak NAZWA FIRMY

Jak wymyślić idealną nazwę firmy? Rozpocznij od zgromadzenia bazy słów, które najlepiej oddają charakter Twojej firmy, a potem przekuj je w kreatywną, krótką frazę. Dobra nazwa powinna nie tylko zwracać na siebie uwagę, ale po części sugerować, z jaką branżą potencjalny klient będzie miał do czynienia. Poproś o pomoc swoich znajomych, zaangażuj rodzinę i krewnych. Wśród Twoich bliskich z pewnością znajdzie się wiele pomysłowych osób, które pomogą Ci wyłonić ostatecznego faworyta. Pamiętaj również, że nazwa firmy powinna być unikatowa! Swoje propozycje zawsze możesz sprawdzić, przeszukując najpopularniejsze wyszukiwarki, np. Google.

O jak OUTSORCING

Najprościej tłumacząc, outsorcing to przeniesienie części zadań firmowych na inne podmioty gospodarcze. W biznesie outsorcing najczęściej prowadzi się przez prowadzenie Biura Wirtualnego, które zajmuje się korespondencją firmy i użycza na rzecz przedsiębiorstwa swoje zasoby. Więcej o tym rozwiązaniu znajdziesz w artykule na naszym blogu.

P jak PIECZĄTKA

Posiadanie pieczątki nie jest wymogiem, ale na dokumentach urzędowych zawsze znajduje się pole na pieczątkę firmy. Zawiera ona niezbędne dane, takie jak nazwę firmy, adres, imię i nazwisko właściciela, telefon, e-mail, NIP oraz REGON, dzięki którym możliwe jest wystawienie faktury na dany podmiot gospodarczy. Pieczątką podbija się również faktury, ale oczywiście nie jest to konieczne. Ze względu na to, że koszt wyrobienia własnej pieczątki jest niewielki, a jej posiadanie sporo ułatwia, warto zaopatrzyć się przynajmniej w jedną sztukę.

R jak ROZLICZENIA

Każdy przedsiębiorca musi ewidencjonować swoje przychody i wydatki, a do tego potrzebuje, rzecz jasna, księgowości. Korzystanie z usług doświadczonych biur jest opłacalne pod względem czasowym (wszystkimi formalnościami zajmuje się jedna, wykwalifikowana osoba), ale może stanowić spore obciążenie finansowe dla początkujących. Możliwe jest jednak samodzielne prowadzenie księgowości online i choć ta opcja jest bardziej łaskawa dla portfela, wymaga od przedsiębiorcy minimalnej wiedzy i samodzielnego dotrzymywania terminów.

S jak SMARTFON

W nowoczesnym przedsiębiorstwie nie może zabraknąć również narzędzi komunikacyjnych. Niezawodny smartfon z dostępem do szybkiego internetu doskonale sprawdza się w przeglądaniu dokumentów, wysyłaniu maili, prowadzeniu korespondencji z pracownikami i oczywiście rozmów telefonicznych z klientami. Postaw również na oddzielny numer firmowy, przeznaczony do kontaktu w sprawach związanych z przedsiębiorstwem. Wskazywanie prywatnego numeru telefonu jako drogi kontaktu z klientami nie jest dobrym pomysłem.

T jak TERMINARZ

Jest kilka ważnych terminów, o których powinieneś bezwzględnie pamiętać. Zapisz je w swoim kalendarzu!

KAŻDEGO MIESIĄCA:
10 dzień – to maksymalny termin wypłaty wynagrodzeń dla pracowników i maksymalny termin opłacenia składek ZUS za pracodawcę
15 dzień – to maksymalny termin opłacenia składek ZUS za pracowników
20 dzień – to maksymalny termin rozliczenia podatku dochodowego
25 dzień – to maksymalny termin rozliczenia podatku VAT

CO KWARTAŁ:
W rozliczeniu kwartalnym podatku VAT rozliczeń dokonujesz w miesiącach styczeń, kwiecień, lipiec, październik – zawsze za miniony kwartał kalendarzowy.

CO ROKU:
do 31 stycznia – rozliczenie podatku dochodowego pracowników korzystając z druków PIT-4R lub PIT-8AR
do 28 lutego – sporządzenie rozliczeń dla pracowników w trzech kopiach i przekazanie im druków PIT-11 (kopia druga musi zostać wysłana do Urzędu Skarbowego, zaś kopia trzecia pozostaje w firmowym archiwum)
do 30 kwietnia – rozliczenie podatku dochodowego
do 31 grudnia – sporządzenie spisu z natury, czyli aktualnego stanu majątkowego przedsiębiorstwa

W jak WIZERUNEK

Wizerunek Twojej firmy oparty jest na 3 filarach: logotyp z nazwą, profil działalności i… reklama! Odpowiednio zaaranżowane i poprowadzone działania marketingowe mogą przynieść Twojej firmie olbrzymie zyski już na początku działalności. Nie ograniczaj się wyłącznie do prowadzenia strony internetowej – promuj swoje produkty i usługi w social media, na lokalnych forach, w ulotkach i gazetach branżowych. Im większy rozgłos zdobędziesz na początku, tym szybciej wkroczysz na drogę zrównoważonego rozwoju.

Z jak ZUS

A teraz wisienka na przedsiębiorczym torcie, czyli Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Aktualnie pełna stawka ZUS wynosi 1230 zł – nic więc dziwnego, że początkujący przedsiębiorcy pragną płacić jak najmniej. Istnieją jednak narzędzia, dzięki którym zredukujesz tę kwotę do niezbędnego minimum, przynajmniej w początkowym okresie działalności nowej firmy. Musisz jednak spełnić określone warunki dla danej ulgi podatkowej.

Działalność nierejestrowana
To doskonała opcja dla tych, którzy nie są pewni, czy ich pomysł na biznes przyniesie upragniony sukces. Przedsiębiorcy mogą wówczas nie odprowadzać żadnych składek do chwili, gdy ich przychody nie będą przekraczać 50% minimalnego wynagrodzenia krajowego (w Polsce jest to 1050zł).

Ulga na start
Umożliwia odprowadzanie wyłącznie składki zdrowotnej na świadczenia lekarskie NFZ (320zł) przez pełne 6 miesięcy działalności firmy. Warunkiem otrzymania “ulgi na start” jest nieprowadzenie żadnej działalności gospodarczej w ciągu ubiegłych 5 lat.

Mały ZUS
Przedsiębiorca rejestrujący się w ZUS formularzem ZUA (wszystkie składki), który jednocześnie spełnia warunki “ulgi na start”, może ubiegać się o opłacanie preferencyjnej składki ZUS w wysokości 520 zł przez pierwsze 24 miesiące od rejestracji firmy.