Czy praca z zespołem rozproszonym może być efektywna i skuteczna? W czasach, gdy coraz więcej osób decyduje się na pracę zleceniową w trybie home office lub prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej jako freelancer, umiejętność zarządzania zespołem rozproszonym stała się standardowym wymogiem. Choć organizacja pracy wielu osób, które nie mają ze sobą bezpośredniego kontaktu, stanowi duże wyzwanie, istnieją narzędzia i metody, które mogą to zadanie znacząco ułatwić.
Korzyści pracy z zespołem rozproszonym.
W dobie internetu rynek pracy osiągnął zasięg globalny. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby zatrudniać specjalistów z innych miast, krajów, a nawet kontynentów. Poszerzenie możliwości wyboru pracowników już od wielu lat wpływa pozytywnie na rozwój działalności gospodarczych, zwłaszcza dzięki tworzeniu się wielu oddziałów firmowych w różnych miejscach na świecie. Najczęściej przywoływanym przykładem, obrazującym potrzebę sprawnego zarządzania zespołem rozproszonym, są działy sprzedażowe. Organizacja pracy wielu punktów zbytu, oddalonych od siebie o setki, a nawet tysiące kilometrów, stała się zjawiskiem koniecznym dla utrzymania harmonijnego rozwoju przedsiębiorstw i ich ekspansji. Gdyby nie zarządzanie ludźmi na odległość, dziś o Starbucks’ie i McDonald’sie na co drugim rogu ulicy moglibyśmy jedynie pomarzyć! Praca z zespołem rozproszonym, choć trudniejsza od posiadania pracowników stacjonarnych, jest czasami bardziej oszczędną opcją. Opłacanie pojedynczych zleceń (w zależności od bieżących potrzeb firmy) jest wyraźnie mniej kosztowne od zatrudniania etatowego pracownika, któremu należy zapewnić stacjonarne miejsce pracy. W ten sposób redukuje się również wydatki związane z wynajmem lokalu dla dużej grupy ludzi.
Trudności w zarządzaniu zespołem rozproszonym.
Nie jest tajemnicą, że posiadanie zespołu “na odległość” wymaga dużego zaangażowania w dobrą organizację pracy. Gdy osoby włączone w dany projekt nie mają ze sobą bezpośredniego kontaktu i wymieniają się informacjami wyłącznie drogą wirtualną, dobrze jest wiedzieć, jak tę pracę ułatwić i usystematyzować. Najważniejsza jest sprawna komunikacja i to na nią powinieneś położyć największy nacisk. Nie mniej istotny jest podział obowiązków, a te zaś muszą być objęte nadzorem i sztywnymi ramami czasowymi. Dotrzymywanie terminów jest bezsprzecznie kluczową kwestią, zwłaszcza w projektach wieloetapowych.
O czym musisz pamiętać, gdy pracujesz z zespołem rozproszonym? Rozwiązania!
Spotkania integracyjne.
Zacznij od zapoznania se sobą członków zespołu. Komunikacja w grupie nieznajomych jest znacząco inna od relacji panujących gronie, które od czasu do czasu może pozwolić sobie na rozmowy na żywo. Jako szef firmy powinieneś raz na miesiąc/kwartał/pół roku ściągać do siebie pracowników, zapewniać im możliwość wspólnego spędzania czasu, uczestniczenia w warsztatach i prowadzenia wspólnych debat. Mocne więzi i sympatie owocują większym szacunkiem i zaufaniem między członkami grupy.
Narzędzia komunikacyjne.
Telefon i e-mail całkiem dobrze spełniają swoją rolę. Niestety wiele działań wymaga jednoczesnej debaty kilku osób, a pisanie maili do wielu odbiorców znacznie opóźnia pracę. Efektywne zarządzanie czasem wymaga zatem wprowadzenia wielu ulepszeń, które umożliwią natychmiastowy kontakt wielu pracowników jednocześnie. Można skorzystać chatów, takich jak Google Talk czy Slack, programu Skype for business (videokonferencje) i wielu innych. Większość z tych aplikacji daje możliwość również dzielenia się plikami, ale wplatanie dokumentów między rozmowy doprowadza do chaosu. Dobrze jest więc mieć pod ręką system, który umożliwia koordynowanie pracy zespołu rozproszonego. I takie zadanie spełniają systemy CRM dla firm!
CRM – co to jest?
CRM (Customer Relationship Management) to narzędzie umożliwiające efektywne zarządzanie zespołem, zadaniami i klientami. Dla firm zajmujących się sprzedażą towarów i usług, posiadanie uporządkowanych list kontrahentów, bazy dokumentów w chmurze, dostępnych w każdym miejscu na świecie kalendarzy i harmonogramów zadań znacznie ułatwia pracę. Każdy system CRM może nieco różnić się pod względem oferowanych usług, ale główna zasada działania jest taka sama – pracownik zdalny uzyskuje dostęp do wszystkich zasobów informacyjnych jednym kliknięciem myszki.
Jaki system CRM dla firm wybrać?
Proponujemy Ci nowoczesne i intuicyjne narzędzie CHMIURO, które zupełnie zrewolucjonizuje pracę Twojego zespołu. System został wyposażony we wszystkie niezbędne funkcjonalności:
– przejrzysty kalendarz (oferuje wszystkie udogodnienia znane z kalendarza Google i MS Outlook w jednym miejscu)
– pojemna baza dokumentów i możliwość dzielenia się nimi (eliminuje konieczność korzystania z dodatkowych przestrzeni danych w chmurze, czyli dysków online – wszystkie pliki są uszeregowane i odpowiednio opisane, co znacznie ułatwia nawigację)
– wiele języków systemu (to opcja przydatna, gdy zatrudniasz osoby obcojęzyczne)
– listy klientów i listy firm (zapewniają dostęp do wszystkich ważnych danych dla każdego pracownika, tworzenie notatek i nowych celów biznesowych)
– tagi (oznaczanie treści za pomocą tagów odpowiednio indeksuje treść i usprawnia późniejsze przeszukiwanie bazy)
– automatyczne generowanie raportów z zadań i rozliczeń (wystawianie faktur jeszcze nigdy nie było tak proste!)
– tworzenie zadań i podzadań, przydzielanie obowiązków konkretnym pracownikom, przypisywanie czasu rozpoczęcia i realizacji (organizuje pracę zespołu rozproszonego i umożliwia dotrzymywanie terminów)
– możliwość podpięcia pod jedno konto aż 100 współużytkowników!
Korzystanie z CHMIURO umożliwia połączenie wielu aplikacji użytkowych w jedno niezwykle intuicyjne narzędzie biznesowe. Pracując z systemem CRM Twoje wszystkie pliki, kalendarze, zadania, raporty i faktury znajdują się w jednym miejscu, a pracownicy zdalni i stacjonarni mają do nich pełny dostęp, zawsze i wszędzie. Koniec z czasochłonną nawigacją pomiędzy wieloma aplikacjami i kartami przeglądarki – wystarczy CHMIURO!
Podział obowiązków.
Jasna definicja celów jest istotna w przypadku każdej pracy zespołowej, a szczególne znaczenie przyjmuje w zarządzaniu zespołem rozproszonym. Skoro nie istnieje możliwość bezpośredniego zwołania zespołu i omówienia postępów w bieżącym projekcie, pozostaje jedynie efektywne zarządzanie zadaniami przez internet. Jeśli chcesz utrzymać porządek pracy, zastosuj się do kilku podstawowych zasad:
1. Przedstaw jasne cele pracy zespołowej – Twoi pracownicy powinni wiedzieć, do czego zmierzają ich działania, jakie zadania ma spełniać finalny produkt i jaki powinien być jego ostateczny kształt.
2. Podziel cały projekt na etapy, tzw. kamienie milowe (milestones), i wyznacz dla nich konkretne terminy realizacji. Do każdego etapu należy przydzielić osobę odpowiedzialną (koordynatora).
3. Kamienie milowe rozdziel na taski, czyli podzadania dla konkretnych specjalistów w zespole. Dla tasków również wyznacz ostateczne terminy realizacji.
4. Przygotuj kalendarz z rozpiską, w której zamieścisz wszystkie terminy, zadania i podzadania, a także nazwiska osób odpowiedzialnych za poszczególne elementy składowe całego projektu – każdy z pracowników powinien wiedzieć, co należy do jego obowiązków oraz do kogo powinien skierować swoją pracę w celu dalszego doskonalenia.
5. Na bieżąco monitoruj i kontroluj wszystkie etapy projektu – jak mówi staropolskie przysłowie: “Pańskie oko konia tuczy” – zatem nie wahaj się pilnować staranności pracy i przestrzegania granic czasowych.
Motywacja pracowników.
Motywowanie pracowników stanowi kluczową odpowiedź na pytanie, jak dobrze zarządzać zespołem. Istnieje wiele sposobów, by obudzić w ludziach ogromny zapał do pracy. Jednym z nich jest system premii (pieniężnych lub rzeczowych), przyznawanych za szybkie wykonanie pracy, szczególną dokładność, innowacyjność, pomysłowość. Statystyki mówią jasno – dobrze wynagradzani ludzie dają z siebie więcej, zwłaszcza gdy przyświeca im wizja dodatkowej gratyfikacji. Bardzo prosto można to wytłumaczyć działaniem mózgowego układu “nagrody i kary”, ale kwestie biologiczne pozostawmy biologom, a my zajmijmy się biznesem.
Nie tylko materialne bonusy mogą spełniać swoje zadanie. Ostatnio bardzo modne jest stosowanie techniki grywalizacji, czyli wprowadzanie zasad gier fabularnych w sytuacjach niebędących grami. Grywalizacja jest szczególnie przydatna, gdy przed zespołem stoją wyjątkowo żmudne, długotrwałe i rutynowe działania. W uproszczeniu podlega ona takim samym zasadom co gry MMORPG:
– gromadzenie wirtualnych punktów za ukończone zadania
– osiąganie awansów dodających prestiżu, podnoszących pozycję w rankingu
– zdobywanie odznak za osiągnięcia
– wprowadzenie rywalizacji grupowej i indywidualnej
– budowanie sieci wspólnej komunikacji
Grywalizacja potrafi rozbudzić w pracownikach chęć rywalizacji i samodoskonalenia znaną z topowych gier, a te, jak wiadomo, mogą pochłonąć bez reszty. Dzięki niej praca staje się przyjemniejsza i daje znacznie więcej frajdy, zwłaszcza gdy członkowie zespołu dołączą do zabawy elementy roleplay i zaczną stosować się do zasad “rozgrywki” ze szczególną starannością. Choć grywalizacja w teorii brzmi nieco kuriozalnie z perspektywy dorosłego człowieka, to w praktyce jest to jeden z najskuteczniejszych motywatorów zespołowych. Dlaczego? Odpowiedź jest dziecinnie prosta – dobra zabawa jest czasem warta znacznie więcej od prezentów i pieniędzy. Ot i cały sekret!