Warsztaty fotograficzne, kulinarne, informatyczne, biznesowe… Bez względu na to, w jakiej branży się specjalizujesz, zasady interakcji z uczestnikami spotkań są niezmienne. Zanim przystąpisz do organizacji warsztatów zastanów się, jak powinna wyglądać dobra prezentacja i czy planowany meeting ma szansę wpłynąć na rozwój Twoich gości, Twoich pracowników, Twojej firmy. W oferowaniu własnej wiedzy i doświadczenia innym należy być bardzo umiejętnym. Na szczęście ciekawie poprowadzone szkolenie może stać się sukcesem każdego, kto stosuje się do kilku podstawowych reguł.

Jak zorganizować warsztaty?

 

Poznaj swoich słuchaczy.

Twoja grupa docelowa to zasadniczy filar, na którym powinieneś zbudować wszystkie swoje działania. Pamiętaj, że warsztaty tylko wtedy spotkają się z pozytywnym odbiorem, jeżeli ściśle dopasujesz zagadnienia i formę prowadzenia zajęć do swoich odbiorców. Inny plan działania będzie odpowiedni podczas wydarzeń dedykowanych dzieciom, inny w trakcie szkolenia pracowników z działu IT, jeszcze inny dla pań, które pragną nauczyć się szydełkowania. W przypadku organizacji warsztatów fotograficznych dla profesjonalistów możesz pozwolić sobie na stosowanie zaawansowanej terminologi, która z uzasadnioną pewnością znana jest wszystkim zgromadzonym. Gdy zaś masz do czynienia z amatorami, np. seniorami lub dziećmi, być może termin “balans bieli” będzie wymagał szczegółowego objaśnienia i zobrazowania na konkretnych przykładach.

Zastanów się, komu dedykowane są warsztaty? Wybierz spośród kategorii i stwórz profil uczestników spotkania.
WIEK: dzieci / młodzież / dorośli / dorośli w średnim wieku / seniorzy
PŁEĆ: kobiety / mężczyźni / obie płci
MIEJSCE ZAMIESZKANIA: wieś / miasto
POZIOM WIEDZY: amatorzy / początkujący / specjaliści

 

Zadbaj o język.

I nie tylko poprawność językową mamy tu na myśli! W zależności od stworzonego profilu grupy warsztatowej, zaplanuj swój styl wypowiedzi. Najlepiej jest unikać wielokrotnie złożonych zdań, tak by dla słuchacza główne wątki Twojej wypowiedzi były czytelne i łatwe do zapamiętania. Podobnie bardzo formalny styl wyrażania się może stwarzać niepotrzebny dystans pomiędzy Tobą a uczestnikami szkolenia. Ludzie, którzy czują się niedostatecznie kompetentni wobec prowadzącego, mogą unikać zadawania pytań i nie angażować się w planowane aktywności. Niewskazane jest też używanie profesjonalnego słownictwa branżowego, gdy ma się do czynienia z początkującymi lub amatorami. Jeśli istnieje konieczność zastosowania trudnego terminu lub opisanie problematycznego zjawiska, dostarcz odbiorcom (np. w formie definicji na slajdzie, wizualnego  przykładu) omówienie owej frazy.

 

Wybierz odpowiednie miejsce.

Gdzie poprowadzić warsztaty? Najlepiej w lokalu, który gwarantuje maksymalny komfort słuchacza i zapewnia dostęp do wszystkich narzędzi prezentacyjnych (rzutnik, ekran, telewizor). Warsztaty biznesowe warto zaaranżować w dobrze wyposażonej sali konferencyjnej, natomiast kameralne spotkania – w przytulnej kawiarni lub małej galerii. Istotna jest lokalizacja (goście powinni bez większego wysiłku dotrzeć na warsztaty z każdego zakątku miasta) oraz wizualne atrybuty pomieszczenia. Chłodne, białe ściany i surowy wystrój nie pozwalają poczuć się dostatecznie swobodnie. Warto wybrać taki lokal, który zapewni jak największy komfort słuchaczom – świetnie, gdy istnieje możliwość zakupu ulubionej kawy, orzeźwiającej herbaty lub małej przekąski. Nikt nie lubi chłonąć wiedzy z pustym żołądkiem!

Zapraszamy do nas – ceny od 20 zł/h wynajęcia sali 

Przygotuj prezentację multimedialną.

Ciekawa prezentacja, pełna obrazów i skondensowanej treści to kolejne “clue” Twoich przygotowań. Nie możesz bagatelizować potęgi zmysłu wzroku – ludzie dużo chętniej przyswajają to, co widzą, niż to, co słyszą. Korzystając z najpopularniejszego programu do tworzenia prezentacji multimedialnych PowerPoint lub innych darmowych edytorów, stwórz wizualną oprawę warsztatów. Pamiętaj o zachowaniu kilku zasad:

1. Nie wpisuj na slajdach zbyt dużo tekstu. Stosuj krótkie hasła, które będziesz mógł rozwinąć ustnie w czasie prowadzenia warsztatów.
2. Wyświetlaj jak najwięcej zdjęć, schematów i grafów, które obrazują omawiany temat. Zadbaj o to, by użyte przez Ciebie obrazy były wysokiej jakości.
3. NIGDY NIE KORZYSTAJ Z GOTOWYCH PREZENTACJI! Któryś z gości mógł wcześniej trafić na identyczną w internecie. Chyba nie chcesz zostać posądzony o plagiat lub kradzież?
4. Wybierz tła i czcionki, które pasują do siebie kolorystycznie. Unikaj jaskrawych, neonowych barw, które szybko męczą oczy.
5. Wystrzegaj się zbyt długich i zbyt skomplikowanych animacji przejść – to nie wygląda profesjonalnie.

 

Stwórz atrakcyjną reklamę.

Jeśli warsztaty nie są skierowane do określonej grupy (np. Twoich pracowników), musisz zadbać o atrakcyjne zaproszenia. Aby przyciągnąć do siebie jak największą liczbę ludzi, zbuduj atrakcyjną ofertę, w której zamieścisz plan warsztatów, podkreślisz korzyści płynące z uczestnictwa w wydarzeniu i zapewnisz o opłacalności inwestycji własnego czasu. W zależności od formy prowadzenia zajęć i grupy docelowej, do której kierujesz reklamę, wybierz odpowiednie miejsce promocji. Profile i strony firmowe sprawdzą się do tego doskonale – zwykle obserwują je ludzie, którzy znają Twoje przedsięwzięcia i to do nich dotrzesz najszybciej. Nie musisz jednak ograniczać się wyłącznie do zamkniętego kręgu klientów, fanów i sympatyków. Jeśli zależy Ci na jak największym rozgłosie, zamieść reklamę warsztatów na tematycznych forach internetowych, facebookowych grupach lub poproś swoich znajomych o udostępnienie informacji/wydarzenia. Wówczas przybędzie chętnych uczestników spotkania!

 

System rezerwacji miejsc.

Jak przewidzieć liczbę uczestników? Dlaczego z pokaźnego grona przybywa jedynie połowa zainteresowanych? Rezerwując miejsca w wynajętym lokalu, zaopatrując stanowiska warsztatowe w niezbędne przedmioty, ponosisz koszty. Nie jest dobrze, gdy przez nieobecność uczestników nie ulegną one zwrotowi. Dlatego też dobrym pomysłem jest wprowadzenie wcześniejszej rezerwacji miejsc (przez potwierdzenie uczestnictwa odpowiednią wpłatą). W przypadku bezpłatnych warsztatów wystarczy zapis mailowy lub przez specjalny formularz internetowy. W ten sposób unikniesz wyżej opisanej sytuacji. Dodatkowo, gdy liczba miejsc na warsztatach jest limitowana, osoby nieobecne, które wcześniej wyraziły chęć uczestnictwa, nie będą blokowały miejsc dla innych zainteresowanych.

 

Jak poprowadzić warsztaty?

 

Aktywizacja uczestników.

Jeżeli zastanawiasz się, jak prowadzić szkolenie lub warsztaty biznesowe tak, by uczestnicy nie przespali połowy spotkania, to wiedz, że nie wystarczy nawet najbardziej kreatywna i urozmaicona prezentacja. Najważniejszy jesteś TY – jako charyzmatyczny prowadzący, który potrafi swoją osobą zauroczyć tłumy słuchaczy. Jak to zrobić? Po pierwsze, aktywizuj uczestników warsztatów. Zadawaj rozmaite pytania, zachęcaj do wspólnej dyskusji, proś o podanie przykładów i własnych doświadczeń. Nie bądź przy tym nachalny, ale w umiejętny sposób kreuj atmosferę swobody i komfortu. Pomiędzy poszczególnymi zagadnieniami warsztatów zaplanuj ćwiczenia i inne aktywności, przewidziane programem spotkania. W ten sposób unikniesz nudy, która zabija wszelką kreatywność.

 

Drobne upominki.

Każdy uwielbia dostawać prezenty – to udowodnione naukowo! Wystarczy, że Twoi goście otrzymają drobny upominek: filiżanka kawy w trakcie spotkania, notes, długopis, broszura ze streszczeniem warsztatów, próbka kosmetyku, et cetera. Miły gest nie naraża organizatora na dające się we znaki koszty, ale procentuje pozytywnym nastawieniem gości. Ludzie obdarowywani bez okazji zawsze czują się wyjątkowo! Istnieje zatem naprawdę wysokie prawdopodobieństwo, że zjawią się na kolejnym spotkaniu – być może opowiedzą o nim swoim znajomym i krewnym. O atrakcyjnych bonusach warto powiadomić potencjalnych uczestników jeszcze przed spotkaniem, np. na plakacie reklamującym warsztaty lub w ogłoszeniu. Nawet jeśli spotkanie nie jest płatne (a zatem nie posiadasz funduszy na zakup upominków dla uczestników spotkania) możesz:

OPCJA A: zainwestować w dodatki z własnej kieszeni (niezbyt korzystne)

OPCJA B: pozyskać sponsora (bardzo korzystne!)

Spotkania sponsorowane w praktyce nie różnią się od tych “bez sponsora”. Jedyna różnica polega na promocji towarów i usług firmy finansującej warsztaty, za co otrzymujesz benefity w postaci sprzętu do prezentacji, materiałów reklamowych, gadżetów dla uczestników spotkania i inne udogodnienia. Dobrze prosperujące firmy bardzo chętnie godzą się na nawiązanie współpracy. Twoje warsztaty to dla nich źródło pewnej reklamy, a dla Ciebie – ograniczenie kosztów i podniesienie atrakcyjności spotkania!

Sponsorów warsztatów możesz pozyskać najprościej kontaktując się z przedstawicielami firm telefonicznie lub mailowo. O tym, kto i w jakim zakresie wspomaga organizację warsztatów, warto poinformować na plakacie/anonsie reklamującym warsztaty. Jeśli sponsor dodatkowo wykaże chęć promocji Twojego wydarzenia na własnych stronach i profilach, możesz być pewien, że zainteresowanie Twoim przedsięwzięciem wzrośnie w znaczącym stopniu!

 

Skoro wszystko już wiesz, do dzieła! Zostań mistrzem w swojej dziedzinie i dziel się pasją z innymi.